高职高专人才培养工作水平评估材料是教学工作状态、过程和水平的直接体现,材料准备过程是“迎评促建”工作非常重要的一个环节，是摸清家底、明确差距、规范管理、改善提高的重要手段，各部门单位要在深刻理解指标内涵的基础上做好材料的归类、整理、保管工作。为保证材料准备工作的顺利进行，按时高质量完成各项工作任务，现结合我院实际制定以下标准要求：
一、评估材料工作的基本要求
评估材料的基本要求是: 客观、真实、规范、有序。材料的收集、整理、补充及完善是一个逐渐推进、循环往复的过程，须逐步完善。评估材料的收集、补充、整理和撰写要坚持以下五项原则:
第一、真实性。各项材料要真实、可信,有据可查;要详实、精练,突出特点、优势和成绩；需要原件的,要提供原件。
第二、针对性。材料准备要依据评估指标体系,紧扣指标及观测点的内涵，要切实体现学校改革与发展的主题，有说服力。
第三、规范性。评估材料的收集、整理、撰写、归档要规范统一。数据统计要符合评估方案及指标内涵说明的要求，数据统计实行归口管理，保证数据的唯一性;材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要按照学校统一规定进行。
第四、层次性。整理各项材料总体思路要清晰，要突出主线，明确重点，条块明晰，有层次，有条理。
第五、有序性。所有材料要分类准确,编目清楚,排列有序,整齐美观,调用方便,查找无误。
二、评估材料的收集
(一)材料时间范围
1.评估材料收集时间范围一般为：2007学年、2008学年。
2.教学建设性材料、有关成果性材料和有关获奖材料收集时间范围一般为：2006年9月以来。如果不在此时间范围内，但对该时间范围内的材料有较强支撑作用的材料也应收集。
(二)材料种类
向专家组提供的材料分为三类：基本材料、背景材料和备查材料。基本材料为自评报告、自评依据、备查材料目录、特色项目等；背景材料为已有不需加工而汇集起来的论证材料；备查材料是专家组可能要查证的原始材料。这三类材料支撑着评估指标体系，层层细化、层层衔接。材料按形式分为以下几种：
1.文字材料: 文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录及教学基本文件和教学档案等。
2.统计材料: 统计表格、报表和名册。
3.声像材料: 照片、录像带、声像光盘等。
4.证书材料: 荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯、奖牌、成果鉴定证书等。
5.实物材料: 获奖作品、科技作品、著作、教材、高级别论文期刊等。
6.其它材料: 能反映教学工作水平和人才培养质量的其它类型材料。
三、评估材料的整理
(一)评估材料目录设置与格式
1.目录设置：评估材料目录共分五级
一级目录：评估方案中的主要评估指标;
二级目录：评估方案中的关键评估要素;
三级目录：评估方案中的建议重点考察内容;
四级目录：为说明建议重点考察内容的支撑材料目录;
五级目录：为说明“四级目录”所需要的材料目录。
要确保材料标题与材料目录名称的一致性。
2.目录格式
一级目录：小3号字，黑体；编号为“0”“1”、“2”、“3”等。
二级目录：4号字，黑体；编号为“1.1”、“1.2”、…“2.1”,“2.2”等。
三级目录：小4号字，黑体；编号为“1.1.1”、“1.1.2”、…, “1.2.1”、“1.2.2”、“2.1.1”、“2.1.2”等。
四级目录： 5号字，楷体；编号为“1.1.1-1”、“1.1.1-2”、“1.1.1-3”等。
五级目录：5号字，黑体；编号为“(1)”、“(2)”、“(3)”等。
(二)文档格式
除了已有固定格式要求的文档，其它文档按以下要求成文：
1．采用Word格式，A4型纸竖向打印(表格等须横向打印的材料除外)，页边距为默认值(上、下2.50厘米，左、右3.0厘米)。单面打印（印刷）,左侧装订。汇编材料首页为封面,次页为目录。
2．标题用2号黑体（字多可用小2），如有副标题，用小2号（或3号）宋体；标题可分一行或多行居中排布,回行时，要做到词意完整，排列对称，行距为固定值24磅。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
3．正文用4号或小4号宋体字（表格内文字的字号可适当调整）。正文在标题下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“①”。正文中如有多级标题，第一级标题用黑体字，第二级标题用仿宋（加粗）字，第三级标题用仿宋字。所有标题独立成行，不加标点。页码在下居中。
4．附件：文件资料如有附件，在正文下一行左空2字用4号仿宋体字标识“附件”，后标半角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：×××××”）；附件名称后不加标点符号。
5．落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(中文年月日)。
(三)数据表格
由各指标责任人负责根据评估指标要求组织“样表”设计（一般为EXCEL格式），并组织有关部门按要求填写后进行汇总。表格格式同文档格式，一般应竖向打印。
(四)电子文档
所有录入文本材料都要保存电子文档(Word格式)，电子文档按“评估材料目录设置与格式”的要求编排汇总。
(五)材料汇编
汇编成册的材料主要有:规划(教育事业发展规划、专业建设规划、师资队伍建设规划、校园建设规划等)、教学管理制度、人才培养方案(教学计划)、主要课程标准、课程表、名册(教职工名册、学生名册等)、评估文件、迎评工作简报等。
(六)原始材料整理
1. 文字材料的整理
教学工作中形成的材料一般应按照教学年度进行分类、整理、汇总、统计、分析、总结；其他材料一般按照自然年度收集、整理、汇总、统计、分析、总结。四级支撑材料目录所列材料一般不用原始档案; 五级支撑材料目录所列材料一般为原始档案材料。所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，保证评估中专家调用材料的方便、快捷。
总结性材料应能全面、准确地反映我校教学与管理工作的特色、优势，要对有关支撑材料进行充分的提炼，确保能够充分反映评估指标要求。
教学部门要高度重视教学过程成果性材料的整理，此类材料为重点备查材料，如：课程教材目录；课程标准及实践环节指导书；学生的毕业设计（或论文），课程设计（或专题论文）；课程的试卷及考试分析、学生成绩单；专业建设、师资建设、课程建设、实验室建设等，该类材料的整理要按照学校有关要求执行。
2.声像、证书、实物材料整理
照片等声像材料装袋后分类保存，并标明内容与数量。各类证书由收集单位准备好证书复印件；获奖作品、科技作品等实物材料须拍制照片, 著作、教材需复印封面和版权页, 论文需复印封面、目录和正文，此类复印件需加盖相应管理部门公章；锦旗、奖杯、奖牌一般需提供原件。所有声像、证书、实物材料要列出清单。
四、评估材料的立卷归档
1.组卷
所有评估支撑材料组卷归档,不要将两个及两个以上观测点的材料放入同一案卷。一个案卷的材料放入一个档案盒,材料较多的按评估材料目录依次放入几个档案盒。
2.排序
各个一级指标的支撑材料档案盒均单独排序，档案盒1-①表示第一个一级指标的第一个档案盒，1-⑩表示该指标的第10个档案盒。在每个一级指标的第一个档案盒中存放该一级指标所有支撑材料目录, 第二个及以后的档案盒中从上到下放入本档案盒的材料目录和按目录次序排列的相应支撑材料。支撑材料排序,按材料的重要性和其对观测点的支撑程度从大到小排列。由于多数材料还要进行后续补充完善,对放入档案盒的材料暂不进行整册装订,但要用燕尾夹夹好,以防缺失。
五、评估材料的保管
评估材料的保管由各部门、系部指定专人负责，并须注意以下几点：
1.评估材料应使用大小统一的塑料档案盒装盒后按序摆放在资料柜里，并指定专人管理，做好防火、防盗、防湿。
2.评估材料借阅必须办理登记手续，并限期归还，归还时由管理人员当面清点清楚，并在借阅登记本上进行注销，放回原来的位置，严防丢失。
3.所有的资料，任何人不得随意丢弃、销毁。对暂时无法归档的资料，可放在专用资料盒或资料袋内，并标注清楚，以便需要时调阅。
4.有关学校迎评工作的各类资料，未经院长办公室同意，任何人不得私自对外交流。
