为加强学生档案管理工作，特制定本办法。

第一条郑州职业技术学院学生档案由学生处统一管理。

第二条学生档案由专人管理，管理人员必须政治可靠，作风正派，能遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，积极为学生管理工作服务。

第三条学生档案是学生自中学至大学毕业阶段所形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。

第四条学校各系、各有关部门要将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本部门学生管理工作中去，维护材料的真实面貌。

第二章学生档案材料的归档制度

第五条归档范围

（一）学生中学阶段形成的材料，包括团建材料、党建材料、高中毕业生登记表、学习成绩登记表、高考体格检查表等。(各地因地区差异，材料会有所不同)

（二）学生进入大学学习后形成的材料：团建材料、党建材料、奖励材料、处分材料、学籍变动材料、成绩表、毕业生体检表、大学毕业生登记表、毕业生就业报到证等。
第六条归档要求
（一）各系辅导员要按照归档范围及要求，将应归档的材料，收集齐全、完整；

（二）凡需归档的材料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写，严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写，以利于档案的保存与使用；

（三）新生档案材料在新生入学3个月之内由各系辅导员负责收齐后按一定程序转交给学生处，严格交接手续；

（四）学生处、教务处等相关部门应将学生相应的奖励、处分、学籍变动等有关材料及时转交学生处，存入学生个人档案；

（五）学生毕业期间，学生资助管理中心、大学生就业指导服务中心应及时将贷款学生还款确认书、就业通知书转交各系毕业班辅导员处，各有关部门应将毕业学生成绩单、团建材料、党建材料、大学毕业生登记表等材料转交各系及时入档。

第三章学生档案的保管

第七条学生处由专人负责管理学生档案，对接收的学生档案和相关材料及时进行整理、归档，并严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

第八条学生档案的查阅

（一）学生本人不得查阅个人档案，档案管理人员不得向学生本人泄漏档案内容；

（二）凡需查阅学生档案，或复印、摘抄档案内容，须由学生处负责人签批同意后方可；

（三）查阅人员不得涂改、拆散、抽取、撤换、涂划、污损和泄露学生档案材料，也不得翻阅无关查阅目的的学生其他材料；

（四）学生档案原则上不外借，如遇特殊情况，需单位开具证明并由分管领导签字后方可借阅。用毕后应及时归还，借阅时间不得超过7天；

（五）对于违反借、查阅制度人员，视其情节轻重，上报主管单位或分管领导予以批评教育，给予纪律处分，直到追究法律责任。第四章学生档案的转递。

第九条毕业生离校前和学生退学，各系须在学生处的指导下，整理好毕业生和退学学生的档案，做好装档密封及转递工作。

第十条各系辅导员要核对档案袋内的内容与学生本人是否一致、档案材料是否齐全，完全无误后密封。要坚决杜绝错装、漏装现象发生。
第十一条毕业证及学生个人档案系本人重要人事关系材料，自带途中应妥善保管，避免丢失。学生个人档案严禁私自拆封，否则用人单位不予认可。到行政事业单位工作的同学可及时交单位人事部门保管，到其他单位就业的，建议将个人档案交户口所在地市级人才交流中心保管，也可交到毕业学校所在地市人才交流中心保管，不允许个人私自长期存放。

第十二条学生档案转出后应在档案底册上作相应处理，如注明该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到回执，由学生处发函催要；收到回执后，要将其粘贴在《学生档案材料转递通知单》存根上备查。
第五章附则
第十三条本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。
第十四条本办法由学生工作部（处）负责解释，自公布之日起执行。